DIŞ İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

AMAÇ, KAPSAM DAYANAK VE TANIMLAR

AMAÇ
MADDE-1 : 

(1) Bu yönetmeliğin amacı, Dış İlişkiler Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

KAPSAM
MADDE-2 : 

(1) Bu Yönetmelik, Dış İlişkiler Müdürlüğü'ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

DAYANAK
MADDE-3 : 

(1) Şehitkamil Belediye Meclisinin kararı ile kurulmuş olan Dış İlişkiler Müdürlüğü’ne ait; Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15 inci Maddesinin (b) bendi ve ilgili mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

TANIMLAR
MADDE-4 :
Bu yönetmelikte geçen:

Belediye                     : Şehitkamil Belediyesini,

Başkanlık                    : Şehitkamil Belediye Başkanlığını,

Başkan                        : Şehitkamil Belediye Başkanını,

Başkan Yardımcısı     : Şehitkamil Belediyesi Başkan Yardımcısını,

Meclis                         : Şehitkamil Belediye Meclisini,

Encümen                     : Şehitkamil Belediye Encümenini,

Müdürlük                    : Dış İlişkiler Müdürlüğünü,

Müdür                         : Dış İlişkiler Müdürünü,

Personel                      : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü.

 

İKİNCİ BÖLÜM

TEŞKİLAT VE BAĞLILIK

TEŞKİLAT

MADDE-5: 

  1. Dış ilişkiler müdürlüğü; müdür ve yeteri kadar personelden oluşur.
  2. Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
  1. Ulusal ve Uluslararası İlişkiler ile protokol Birimi
  2. Proje Birimi
  3. İdari İşler Birimi 
  1. Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile personel görevlendirilmesi yapılabilir.

                                              

  1. Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç yazışma ile geçerlilik kazanır.

 

  1. Başkan organizasyon yapısını re'sen değiştirmeye yetkilidir.


BAĞLILIK
MADDE-6:

(1) Dış İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUK

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVLERİ


MADDE-7:

(1) Dış İlişkiler Müdürlüğünün görevleri, aşağıda belirtilen kapsamda yürütülür:

  1. Belediye görev, yetki ve sorumlulukları kapsamında yerel kalkınma çalışmalarını yürütmek ve koordine etmek
  2. İlçenin bir bütün olarak, yerinden, katılımcı ve sürdürülebilir şekilde kalkınması için çalışmaları yürütmek ve koordine etmek.
  3. İlçe kalkınması için kurumsal kapasiteyi artırmak ve yerel, ulusal ve uluslararası düzeyde kurum, kuruluş ve kişiler ile işbirliği oluşturmak ve ortak faaliyetler yürütmek.
  4. Avrupa Birliği (AB) ve Dış İlişkiler faaliyetlerini yürütmek
  5. Belediyenin amaçları, prensip ve politikaları ile  Başkanın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda, Belediyenin uluslararası kuruluşlar ile mevcut ilişkilerinin geliştirilmesi ve yeni ilişkiler kurulmasını sağlamak,
  6. Uluslararası kuruluşlar ile ilgili resmi yazışma, meclis kararı, onayları dahil tüm işlemleri yürütmek,
  7. Yabancı yerel yönetim, üniversite ve sivil toplum kuruluşları ile işbirliği sağlamak,
  8. Uluslararası kuruluş, kardeş kent ve diğer dünya kentlerinden gelecek misafirleri ağırlamak, gerekli programları yapmak ve yetkililerle görüşmelerini sağlamak,
  9. Ulusal ve uluslararası kurumların mali kaynaklarından faydalanmak için proje hazırlamak, başvuru yapmak ve projeleri yürütmek
  10. Ulusal ve uluslararası mali kaynakları araştırmak, takip etmek ve ilgili birimleri bilgilendirmek.
  11. Yurtiçinde; T.C Bakanlıkları, Kalkınma Ajansları, Vakıflar, Valilikler, Kaymakamlıklar, Teşkilatlar, STK’lar ve diğer kurumlar ile yurtdışında AB, UNDP, Dünya Bankası vb. kurum ve kuruluşların fon kaynaklarının takip edilerek uygun programlara ülkenin ve belediyemizin stratejik hedefleri doğrultusunda projeler geliştirilmesi, hazırlanması ve finansal destek almaya hak kazanan projelerin yönetim ve koordinasyonunun sağlanması, gerekli raporlamalarını hazırlamak.
  12. Yurt içindeki ve yurtdışındaki belediyelerle, gerektiğinde iyi niyet ve işbirliği protokollerini koordine etmek.
  13. Hemşehri Dernekleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Kamu Kurumları, Özel şirketlerle koordinasyon ve işbirliğini sağlayarak ortak projeler geliştirmek ve uygulamalarda bulunmak.
  14. Şehitkamil Belediyesi ile Kaymakamlık, Milli Eğitim Müdürlüğü, Valilik, Gaziantep Büyükşehir Belediyesi, Belediye Birlikleri vb. arasında işbirliği ve koordinasyonu sağlamak.
  15. Gaziantep Büyükşehir Belediyesi ve merkezi hükümetin diğer birimlerinin Şehitkamil’e yapacağı yatırımlar konusunda bilgilendirici ve yönlendirici rol almak.
  16. Kültür, sanat, eğitim ve sosyal amaçlı çalışmalarda diğer kurumlarla ilişkileri geliştirmek, yeni hizmet fırsatları oluşturulmasına yönelik girişimlerde bulunmak.
  17. AB tarafından doğrudan sağlanan ve İpekyolu Kalkınma Ajansı (İKA) aracılığıyla vs. sunulan proje hibe programlarını takip etmek projeler çeşitli uluslararası kuruluşlar ile büyükelçilikler tarafından sağlanan projelere katılmak ve proje başvurularında bulunmak. Bu konuda diğer müdürlükleri bilgilendirmek ve müdürlüklerle ortak çalışma yürütmek.
  18. Bakanlıklarca sunulan hibe programlarını takip etmek ve ortak çalışma imkanlarını araştırmak.
  19. Ulusal ve uluslararası açık oturum, sempozyum, tören, festivallere vs. katılmak, Şehitkamil Belediyesini temsilen çalışmalarda bulunmak.
  20. Belediyemize gelen çeşitli dillerdeki yazı, belge ve dokümanların incelenip gerekli görülenlerin tercümesi ile birlikte ilgili birimlerimize ulaştırılmasını sağlamak.
  21. Onaylanan projelerin Belediye kapsamında yürütmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
  22. Belediye Başkanı veya Bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak
  23. İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki Dış İlişkiler Müdürlüğü’nü ilgilendiren mevzuat hükümlerine göre çalışmalar yapmak.
  24. Müdürlük kapsamında yürütülen çalışmalar ile ilgili etkinlikler düzenlemek

 

MÜDÜRÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU

MADDE 8 –

Müdürün yetkisi:

Müdür, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

MADDE 9 –

Müdürün sorumluluğu:

Müdür, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

MADDE 10-

Müdürün görevleri:

  1. Dış İlişkiler Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
  2. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
  3. Dış İlişkiler Müdürlüğü'nün Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir.
  4. Dış İlişkiler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
  5. Bu kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar
  6. Müdürlüğün çalışmalarını tanzim eder ve personel arası görev dağılımı yapar,
  7. Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlanmasını sağlar.
  8. Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllık Müdürlük Faaliyet Raporu”nun hazırlanmasını sağlar.
  9. Müdürlüğün geçmiş döneme ait bilgilerinin, dosyalarının, raporlarının kurumsal bir formatta Standart Dosya Planına göre arşivlenmesini sağlar.
  10. Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili “hizmet standartları” belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar.
  11. Müdürlük çalışmalarında kullanılan demirbaş malzeme ve kırtasiyenin amacına uygun kullanımını sağlar,
  12. Yapılan çalışmalarda personelin motive edilmesi, verilen önerileri değerlendirerek gerektiğinde çalışmalara katılarak, çalışma ortamını sürekli olarak geliştirme çabası içinde olur,
  13. Müdürlük ile ilgili yazışmaların yapılmasını sağlar,
  14. Belediye başkanının vereceği diğer görevleri yerine getirir,

MÜDÜRLÜĞE BAĞLI BİRİMLERİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU

  1. Ulusal ve Uluslararası İlişkiler ile protokol Birimi
  1. Yurt içindeki ve yurtdışındaki belediyelerle, gerektiğinde iyi niyet ve işbirliği protokollerini koordine etmek.
  2. Kardeş Şehir uygulamalarıyla ilgili iş ve işlemleri yürütmek, farklı kültürlerin birbirlerini tanımasını temin etmek, halklar arasında kardeşlik duygusunu geliştirecek etkinlikler düzenlemek.
  3. Hemşehri Dernekleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Kamu Kurumları, Özel şirketlerle koordinasyon ve işbirliğini sağlayarak ortak projeler geliştirmek ve uygulamalarda bulunmak.
  4. Kültür, sanat, eğitim ve sosyal amaçlı çalışmalarda diğer kurumlarla ilişkileri geliştirmek, yeni hizmet fırsatları oluşturulmasına yönelik girişimlerde bulunmak.
  5. AB tarafından doğrudan sağlanan ve İpekyolu Kalkınma Ajansı (İKA) aracılığıyla sunulan proje hibe programlarını takip etmek ve proje başvurularını koordine etmek. Bu konuda diğer müdürlükleri bilgilendirmek ve müdürlüklerle ortak çalışma yürütmek.
  6. Bakanlıklarca sunulan hibe programlarını takip etmek ve ortak çalışma imkanlarını araştırmak.
  7. Ulusal ve uluslararası açık oturum, sempozyum, tören ve festivallere katılmak, Şehitkamil Belediyesini temsilen çalışmalarda bulunmak.
  8. Belediyemize gelen çeşitli dillerdeki yazı, belge ve dokümanların incelenip gerekli görülenlerin tercümesi ile birlikte ilgili birimlerimize ulaştırılmasını sağlamak
  9. Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri plan ve programa bağlayarak yasalar ve yönetmelik esaslarına göre iyi bir şekilde yapmak, personeller vasıtasıyla yaptırmak ve zamanında bitirilmesini sağlamak,
  1. Proje Birimi
  1. Müdürlük tarafından gerçekleştirilecek her türlü hibe, fon ve projeleri meri mevzuata uygun olarak yürütmek.
  2. Yurt içindeki ve yurtdışındaki belediyelerle, gerektiğinde iyi niyet ve işbirliği protokollerini hazırlamak.
  3. Hemşehri Dernekleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Kamu Kurumları, Özel şirketlerle projeler geliştirmek ve uygulamalarda bulunmak.
  4. Kültür, sanat, eğitim ve sosyal amaçlı çalışmalarda diğer kurumlarla yapılacak proje ve faaliyetleri yapmak.
  5. AB tarafından doğrudan sağlanan ve İpekyolu Kalkınma Ajansı (İKA) aracılığıyla sunulan proje hibelerin iş ve işlemlerini yürütmek.
  6. Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri plan ve programa bağlayarak yasalar ve yönetmelik esaslarına göre iyi bir şekilde yapmak ve zamanında bitirmek,
  1. İdari İşler Birimi 
  1. Müdür tarafından verilen görevleri yürütmek.
  2. Büroya ait iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumludur.
  3.  Müdürlüğün diğer müdürlük, kurum, kuruluş ve kişiler arasındaki yazışmalarını evrak ve belgelerini kayıt etmek, saklamak ve arşivlemek. Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Müdürlüğün görevleri içinden, Müdürün kendisine vereceği işleri yerine getirmek
  4. Müdürlüğün verimliliğini artırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek,
  5. Kardeş şehirler ve uluslararası organizasyonlarla ilgili her türlü yazışma, raporlama işlemleri ve organizasyonlarla ilgili resmi yazışmaları hazırlanmasını sağlar,
  6. Belediyemizi ziyaret eden heyetlerin karşılanması, uğurlanması, konaklama, yemek, araç gibi işlemlerinde kılavuzluk hizmetlerinde üstlerinin direktiflerine uygun hareket etmek,
  7. Müdürlük faaliyet raporlarını hazırlamak.
  8. Müdürlüğün işlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçenin hazırlanması personelin özlük hakları yazışmaları, tahakkuk işleri, demirbaşındaki malzemelerin kayıtlarını tutmak ve yılsonunda döküm hazırlamak.
  9. Müdürlüğe ait genelge yönetmelik ve kararları deftere işleyerek incelemeye hazır hale getirmek.
  10. Kurum içi ve dışı bildiri genelge v.b. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletmek ve dosyalanmasını sağlamak,
  11. İlgili mevzuat hükümleri gereği gerçekleştirme görevini yerine getirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
GÖREV VE HİZMETLERİN İCRASI


GÖREVİN ALINMASI


MADDE-11: (1)  Müdürlüğün tüm personellerine verilen belgeler, dosyalar ve tüm diğer işler e-belediye sisteminden veya müdür tarafından ilgilisine verilir.


GÖREVİN PLANLANMASI


MADDE-12: (1) Dış İlişkiler Müdürlüğü'ndeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

 

 


GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ


MADDE-13: (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM
İŞBİRLİĞİ VE KOORDİNASYON


MÜDÜRLÜK BİRİMLERİ ARASINDA İŞBİRLİĞİ
MADDE-14:

  1. Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
  2. Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
  3. Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
  4. Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-Teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
  5. Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

 

DİĞER MÜDÜRLÜK, KURUM VE KURULUŞLARLA KOORDİNASYON
MADDE-15:

  1. Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
  2. Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; yazıyı tanzim eden personelin, Müdürün ve Başkan Yardımcısının parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
  3. Yapılan işlemler ile ilgili olarak yürürlükteki mevzuatlara dayanak olmak üzere Hukuk İşleri Müdürlüğünden görüş alınabilir.

ALTINCI BÖLÜM
EVRAKLARLA İLGİLİ İŞLEMLER VE ARŞİVLEME

GELEN GİDEN EVRAKLA İLGİLİ YAPILACAK İŞLEM
MADDE-16: 

  1. Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
  2. Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri yazı ile veya gerekli altyapının hazırlanması ve yetki verilmesi durumunda elektronik ortamda yapılır.
  3. Müdürlükte kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.


ARŞİVLEME VE DOSYALAMA
MADDE-17: 

  1. Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ve tarih sırasına dizilerek ayrı dosyalarında saklanır.
  2. İşlemi biten ve beklemesine gereksinim duyulmayan evraklar arşive kaldırılır.
  3. Arşivdeki evrakların korunmasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

ÇEŞİTLİ VE SON HÜKÜMLER


YÖNETMELİKTE HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER
MADDE-18: (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.


YÜRÜRLÜK
MADDE-19: (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer.


YÜRÜTME

MADDE-20: (1) Bu yönetmelik hükümlerini Başkan yürütür.